“We hebben AFAS leren kennen als een professionele club met leuke mensen. De cultuur van onze familiebedrijven en de mentaliteit van ‘mouwen opstropen en ervoor gaan’ komt goed overeen. Ik voel heel duidelijk een connectie.” Aan het woord is Anja Nobel. Zij werkt sinds begin 2006 bij RoosRos in de functie van Directeur HRM/Financiën. Haar collega Marijn Barendregt is sinds eind 2009 als systeembeheerder actief bij RoosRos. Hij is verantwoordelijk voor het werkplek- en applicatiebeheer, waaronder AFAS Profit.

In het verleden werkte RoosRos met speciale administratiesoftware voor architectenbureaus. Voor het beheren van projecten moesten de ingeboekte werkuren worden overgetypt om ze vast te leggen in het geautomatiseerde systeem. “Nogal knullig allemaal”, stelt Nobel. “Dat moest slimmer, sneller, handiger en beter. Toen zijn we gaan rondkijken wat er aan softwareoplossingen in de markt verkrijgbaar was.” RoosRos was op zoek naar toekomstbestendige software, met name op het gebied van projectsturing. Daarvoor is een aantal leveranciers bezocht en zijn referentiebezoeken afgelegd bij gebruikers van hun software. Nobel: “De software van AFAS sprak ons direct aan vanwege de flexibele opzet. Bovendien hebben ze ons een beetje verleid met hun mooie cockpits.”

Volwaardig accountbeheer

In 2009 is RoosRos gestart met de implementatie van AFAS Profit. Die begon met de onderdelen Projecten en Financieel van Profit. Logisch, voor een architectenbureau waar alles draait om projecten. Daarnaast werd HR in beperkte mate ingericht. De medewerkers zijn in het systeem gezet terwijl we de papieren personeelsdossiers aanvankelijk gewoon bleven. Later zijn die allemaal gedigitaliseerd. Ook CRM is vrij snel in gebruik genomen. “De afgelopen jaren hebben we dat onderdeel uitgebreid tot een vorm van volwaardig accountbeheer met taken en signalen. Daarbij heeft Marijn bewezen dat hij een kei is in het inrichten van workflows”, stelt Nobel.

“Wat me van de implementatie nog goed bijstaat, is dat je heel veel leert om zelf te doen”, herinnert Barendregt zich. “Dat is een mooie filosofie van AFAS die in de praktijk heel goed blijkt te werken.” Daarbij kon hij altijd terugvallen op het kennissysteem van AFAS. Barendregt: “Als je het AFAS Help Center er bij pakt, is het heel goed te doen. Af en toe maken we gebruik van de inzet van consultants.

Blijven doorontwikkelen

Volgens Barendregt is het bij RoosRos een goede gewoonte om ieder jaar te werken aan de optimalisatie van het geautomatiseerde systeem. “Dat AFAS regelmatig nieuwe functionaliteiten introduceert maakt dat een zinvolle exercitie.” Met enige regelmaat steken Nobel en Barendregt dan ook de koppen bij elkaar om naar nieuwe features op het gebied van HR en Financieel te kijken. “In de twaalf jaar dat we met de software werken, hebben we ons systeem als het ware doorontwikkeld naar versies 2.0, 3.0 en 4.0.”

Meer weten? Lees dan het volledige klatnverhaal hier!